Hybridmøder

Fordelene ved hybridmøder

Hybridmøder har flere fordele, der gør dem til en attraktiv løsning for mange virksomheder. Den største fordel er, at hybridmøder tillader en blanding af fysisk og virtuel deltagelse. Det betyder, at selvom ikke alle deltagere kan være fysisk tilstede, kan de stadig deltage aktivt i mødet, og det giver en høj grad af fleksibilitet og inklusion for den enkelte deltager.

Derudover bidrager hybridmøder til:

• Øget deltagelse: Med hybridmøder vil fremmødeprocenten stige, da det bliver nemmere for alle at deltage.
• Øget effektivitet: I et fysisk lokale er det nemt at tale over hinanden og småsnakke før, under og efter mødet. Et hybridmøde kan skabe mere struktur, da deltagerne bliver nødt til at tale en ad gangen og række en digital hånd i vejret for at få ordet.
• Miljøvenligt: Sammenlignet med et rent fysisk arrangement, som eksempelvis en messe eller et årsmøde hvor alle ville være nødt til at transportere sig dertil, vil de virtuelle møder kunne medvirke til at nedbringe CO2-aftrykket.
• Genbrug af optagelse: Bliver nogle af deltagerne syge eller på anden vis forhindret i fysisk eller virtuel deltagelse, kan møderne typisk optages og gemmes. Det betyder også, at de vigtigste pointer fra mødet kan genses af alle deltagerne på et senere tidspunkt.

Investér i det rette udstyr til hybridmøder

Det er essentielt at investere i det helt rette udstyr, når du skal afholde hybridmøder. Uanset om det er til dit personlige kontor, mindre møderum, større konferencelokaler eller auditorier, er det afgørende at vælge det udstyr, der passer bedst til rummets indretning og formål.

Valget af det mest optimale udstyr til de hybride møder er ikke altid en ligetil opgave. Det kan være udfordrende at vurdere, hvilken løsning der bedst vil imødekomme jeres behov, da I naturligvis ikke ønsker at ende med en løsning, som er over- eller underdimensioneret. Eksempelvis kan en videobar med indbygget kamera, mikrofon og højttaler være ideel i ét slags mødelokale, mens det kan være utilstrækkeligt i et andet.

Derfor er det vigtigt at kortlægge de specifikke behov og forhold i hvert enkelt lokale. Den proces kan kræve professionel rådgivning, hvilket er en kernekompetence hos AV CENTER. Med den rette vejledning kan vi sørge for, at virksomheden investerer i det mest optimale udstyr, der vil sikre klare, effektive og problemfri hybridmøder.

Fremtidssikr dit udstyr

Er jeres lokaler allerede udstyret med et setup, så kan vi også rådgive om, hvorvidt udstyret passer ind i en ny løsning, sådan at udstyret ikke skal skiftes fuldstændigt. Når du skal vælge nyt udstyr, så er det altid en god idé at tænke fremad, så du investerer i en langtidsløsning. Det kan naturligvis være udfordrende at fremtidssikre teknisk udstyr, da teknologi udvikler sig hele tiden, men du kan alligevel godt tage nogle forholdsregler.

Det kan eksempelvis være at understøtte muligheden for at gå fra "bring your own meeting"-tankegang til en stand-alone videokonferenceløsning.

Gode råd til at afholde effektive hybridmøder

Skal du facilitere mødet, så er her nogle gode råd. Det er vigtigt på forhånd at have afklaret formålet med mødet, så deltagerne på forhånd ved, hvor meget eller lidt der kræves af dem til mødet. Dette inkluderer også en forventningsafstemning af deltagelsesformen. Må deltagerne for eksempel være med fra toget uden kamera og mikrofon på? Sørg for at gøre det tydeligt inden mødet.

Befinder du dig i lokalet med de fysiske deltagere, så husk intentionelt at rette fokus mod dem, der deltager remote. Du kan med fordel starte jeres check-in hos de onlinedeltagende, i stedet for at lade dem tale til sidst, så du skaber inklusion og bedre balance i deltagerdynamikken. Tal tydeligt og langsomt, og lav løbende opsamlinger, så du er sikker på, at de virtuelle deltagere får det hele med.

Få rådgivning hos AV CENTER

Hos AV CENTER står vi til rådighed, hvis du har spørgsmål til vores løsninger, hvad enten det er køb eller leje. Vi rådgiver og vejleder ud fra dit behov og sørger for at skræddersy en perfekt løsning til jer. Tøv ikke med at kontakte os telefonisk eller via e-mail med både store og små henvendelser.

Vi har afdelinger i hele landet samt showrooms, hvor du kan se løsningerne i praksis. Kig forbi og få inspiration. Book gerne et møde på forhånd, så vi kan sørge for kaffe og gøre specifikt udstyr parat til afprøvning.