Fleksibel arbejdsplads

Når man i dag bygger nye domiciler eller renoverer eksisterende, er det ikke unormalt at skalere virksomhedens kontorpladser til eksempelvis 80 % af antallet af ansatte, da det er sjældent at samtlige ansatte møder ind samtidig i virksomheden. Kombinationen af sygdom, ferie, ansatte på vejen og ikke mindst hjemmearbejde, gør det til en nem måde at udnytte pladsen bedre på.

I praksis betyder det ofte at der ikke længere vil være faste arbejdspladser, og at hvert enkelt skrivebord i stedet kan benyttes af alle. Der er altså i stedet tale om fleksible arbejdspladser, hvor hver person kan tilslutte sin personlige computer til dockingstationen, og benytte den hardware der er til stede. Fleksible arbejdspladser er i fagsproget også kendt som ’hot desking’.

Mission fleksible arbejdspladser

Det giver på mange måder god mening at kunne spare kvadratmeter eller disponere dem til eksempelvis mødelokaler eller lignende. Men samtidig kan det give en planlægningsmæssig udfordring for den enkelte medarbejder, hvis man ikke på forhånd ved hvor man skal sidde, eller endnu værre slet ikke ved om der er plads.

Derudover kan det være en udfordring nemt at kunne orientere sig om hvor der er ledige pladser, i en virksomhed med mange mulige fleksible arbejdspladser. Det udgør derfor en risiko for ineffektivitet og oplevet spildtid hos medarbejderen.

Book dit skrivebord

Løsningen som sikrer overblik og både giver mulighed for planlægning og impulsiv håndtering er at man booker et skrivebord, på lidt samme måde som du kender det fra et mødelokale. Dermed har vi datamæssigt styr på den ressource, som dækker over det enkelte skrivebord, og kan på forskellig vis informere om tilgængeligheden.

For både at gøre det nemt at booke et skrivebord ad hoc samt øjeblikkeligt at kunne se om det er ledigt, er det oplagt at tilføje en form for booking enhed ved skrivebordet. Denne type enheder fås i forskellige afstøbninger med tilsvarende forskellige egenskaber.

Eksempler på løsninger

Et eksempel er det diskrete ’Booking Device’ fra Humly. Humly har vundet stor hæder for deres design, som vi i AV CENTER også synes gør sig særdeles godt ved skrivebordet, hvor det kan placeres på samme måde, som vi ofte ser hæve-sænke-betjeningen af skrivebordet monteret. Til trods for sin diskretion er det fortsat nemt at se om skrivebordet er optaget med sin tydelige grønne eller røde farve, ligesom at andre nyttige informationer omkring bookingtidspunkter og lignende kan aflæses via det lille display på forsiden.

Et andet eksempel på en løsning kunne være Logitech’s ’Logi Dock Flex’. Udover at være en dockingstation er det nemlig muligt at booke det skrivebord enheden tilhører. Det kan du både gøre direkte på skærmen, eller du kan booke direkte via fx Outlook, som du ville gøre på samme måde, som du ville booke et mødelokale. Samtidig er det meget nemt at afkode via den tydelige skærm, om skrivebordet er ledigt.

Giv overblik til brugerne

Som tidligere nævnt kan det være svært at danne sig et overblik over, hvor der er ledige pladser. Heldigvis har rigtig mange løsninger også mulighed for, nemt at give et overblik over hvor der er ledige pladser – herunder også de nævnte eksempler.

Overblikket kan gives på forskellige måder. Nogle tilbyder en mobilløsning, hvor du nemt kan se på din smartphone hvor der er en ledig plads. Det kan også være en mulighed at benytte sig af et visuelt kort, som kan vises på virksomhedens infoskærme, og på den måde sikre at medarbejderen hurtigt og effektivt får et overblik. En anden mulighed kan være at orientere sig i Outlook eller Microsoft Teams. Men det bedste af det hele er nok, at det ene ikke udelukker det andet, og at det i virkeligheden er bedst at tilbyde brugerne flere værktøjer. Opfattelsen af hvad der er nemmest kan let variere fra bruger til bruger og fra situation til situation, og det at kunne være der på den enkelte brugers præmis, sikrer grundlaget for den størst mulige effektivitet.

Behov er forskellige

På denne side har vi nævnte et par konkrete eksempler, men der er naturligvis mange mulige løsninger og måder at gribe begrebet ’fleksibel arbejdsplads’ an på. Det helt afgørende er dog, hvad I har af ønsker og behov. For ligesom behovene kan være forskellige, er det samme naturligvis tilfældet for prissætningen. Derfor sætter vi en stor ære i, at lytte til dig og din virksomheds prioriteter, og ud fra det vise jer markedets muligheder og præsentere en mulig løsning for jer.

Vil du høre mere om hvordan vi kan hjælpe jer i mål med fleksible arbejdspladser/hot desking, så tøv ikke med at kontakte os.